Facebook har lansert Workplace, et Facebook samfunn kun for din bedrift. Kan det erstatte ditt Intranett?

Workplace er en mobil og desktop løsning for din bedrift som har som formål å gi bedre kommunikasjon i bedriften. Flere av våre kunder lurer på hva dette er og om det har noen nytteverdi for deres bedrift. 

Facebook har lansert en komplett ny tjeneste for bedrifter som heter Workplace. Enkelt fortalt er det et eget lukket Facebook internt for bedriften. Målsetningen til Facebook er å tilby et internt samarbeidsverktøy som forenkler all kommunikasjon på flere nivåer innad i virksomheten. Fordelen med Workplace er utvilsomt enkelheten da de ansatte blir gitt et grensesnitt som er identisk med Facebook privat, noe som forenkler opplæring og rutiner.
 

Hvilke fordeler gir Workplace virksomheten?

Selv om det i utgangspunktet er større virksomheter som vil ha størst effekt av de funksjoner som ligger i løsningen, kan også mindre bedrifter se nytteverdi. Vi i Megabite har satt opp og prøvd Workplace i en uke i skrivende stund, og vil kommer til å teste dette en god stund til for å se hvilken nytteverdi vi kan ha. Megabite sine ansatte er lokalisert på 5 ulike steder noe som kan gi enkelte utfordringer. Gjennom å bruke Workplace håper vi å minke avstanden mellom kontorene gjennom bedre kommunikasjonsflyt. Fordelene vi ser så langt er de nye mulighetene for intern kommunikasjon i ulike grupper. 
 

Hvordan logger vi inn?

Firmaets administrator har satt opp kontoen som er knyttet til firmaets domene/e-post. Det er overhode ingen kobling mellom din private Facebook og Workplace. Hvert firma får egen adresse eksempelvis firmanavn.facebook.com hvor en logger inn via nettleser. I appen logger en inn med e-post og passord.
 

Grupper

På samme måte som Facebook privat, kan vi sette opp grupper i Workplace og invitere deltakere. En får delt opp informasjonen og gitt den til de som har behov og ikke lage unødig støy til alle. Selv i mindre bedrifter som Megabite er det ulike kompetanseområder som nyttiggjør seg av slike grupper.
 

Samarbeid med eksterne selskaper

Grupper kan deles også på tvers av andre selskaper som benytter Workplace, noe som kan være nyttig i prosjektstyring og samarbeid mellom selskap og underleverandører.
 

Nyhetsoppdatering

Nyhetsstrømmen vil vise innlegg opprettet fra ansatte en følger. Eksempelvis kan en arbeider deler arbeid han har utført og få tilbakemelding fra medarbeidere.
 

Deling av dokumenter

Ut fra den korte testperioden dukker det opp svakheter med Wordplace kontra et tradisjonelt Intranett. En av de største ulemper er mangel på å få arkivere filer som skal gjøres tilgjengelig for ansatte. Det er enkelt å dele filer i grupper, men når aktiviteten i gruppen økes så blir det vanskelig å finne filer igjen. Det er funksjoner i Workplace for å lage egne dokumenter, men det benytter ikke standarder som kan gjenbrukes utenfor Workplace. Det er mulighet for å gi flere brukere rettigheter for å redigere et slikt dokument som også har støtte for formatering noe vi ikke finner i Facebook privat.
 

Ansatte

Administrator kan enten importere inn ansatte gjennom .csv filer, eller å legge inn en for en. Etter en ansatt er satt opp blir det sendt ut invitasjon hvorpå ansatte selv fullfører sin profil. Det er samme funksjon for å søke blant ansatte som en søker i Facebook. Ansatte kan også tilpasse sin profil med bilder på samme måte som Facebook privat. 
 

Apper

Det finnes apper for både Workplace og WorkChat til mobil. Disse er svært like de ordinære Facebook appene en allerede er vandt med. De har push varsling på samme måte, noe en kan styre selv hva og hvilke grupper en vil bli varslet om endringer fra. 
 

Work Chat

Dette er bedriftens versjon av Facebook messenger. Det gir de ansatte en rask og enkle måte å kommunisere med andre i bedriften og utveksle ideer, bilder og filer etc.
 

Live Video

Sammen med Work Chat kan en også benytte seg av video stream, dvs. en kan har live video i en dialog med en eller flere kollegaer.
 

Priser

Facebook Workplace koster penger i motsetning til Facebook privat. De har valgt en modell som baserer seg på hvor mange månedlige brukere bedriften har. Priser varierer mellom 1 – 3 dollar pr. bruker. For bedrifter som vil prøve dette tilbys det tre måneder gratis prøveperiode.
 

Konklusjon

Etter å ha brukt Workplace en uke har vi fått god oversikt over funksjonalitet og bruksområder, men det gjenstår å se nytteverdien over lenger tids bruk. Vil ansatte benytte løsningen på sikt og vil kommunikasjonen blir bedre? Ja, jeg tror det, men kun tiden vil vise. Personlig føler jeg Workplace er for likt Facebook og mangler egenskaper som kunne gjort Intranett overflødig for mange selskaper. I dag vil de fleste ha behov for begge deler. Workplace gir gode mulighet for push meldinger til mobiltelefon når noen har postet informasjon i grupper en følger. 

​Har noen av dere spørsmål, eller behøver hjelp til oppsett av Facebook Workplace, kontakt oss.